Renze Munnik

Senior Risk Management Consultant

Beheersen van grensoverschrijdend gedrag

Door Renze Munnik, Senior Risk Management Consultant

Deze week leidde ik een sessie over integriteit. Een leuke sessie. Een goede sessie. Er kwamen goede gesprekken op gang en de deelnemers daagden elkaar ook uit. Wat mij daarbij vooral triggerde, was de vraag of je ooit wel zeker kan weten dat er geen ongewenst gedrag plaatsvindt binnen de organisatie.

Toen ik vervolgens ook nog een verzoek voor een onderzoek naar het uitvoeren van een audit naar gedrag voorbij zag komen, zette mij dat weer verder aan het denken. Hoe weet je of er geen ongewenst gedrag is binnen de organisatie? Wat is ongewenst gedrag precies? Kan je het inzichtelijk maken? Of focussen we daarmee op het verkeerde?

Maatregelen

Ongewenst of grensoverschrijdend gedrag kan zich in vele vormen voordoen. Wat de afgelopen tijd vooral veel aandacht krijgt, zijn vormen zoals machtsmisbruik en seksueel grensoverschrijdend gedrag. Sinds al een aantal jaren is er, vanuit risicomanagement en interne beheersing, steeds meer aandacht voor de impact van het gedrag van mensen binnen de organisatie. En met de hernieuwde aandacht voor dit soort vormen van (grensoverschrijdend) gedrag, neemt ook de vraag naar meer controle en beheersing toe. Voorbeelden van maatregelen die worden getroffen zijn een gedragscode, awareness-training, VOG, vertrouwenspersoon en incidenten- en klokkenluidersregelingen.

Signaleren

Maar dan blijft de vraag rijzen: hoe weet ik nou dat dat ongewenste gedrag niet plaatsvindt? Als iemand de gedragscode tekent, betekent dat dan dat hij geen ongewenst gedrag kan vertonen? En ja, een awareness-training kan heel nuttig zijn, zodat mensen ongewenst gedrag bij zichzelf of anderen beter kunnen herkennen, maar dat sluit nog steeds niet uit dat het voorkomt.

Ik kom van origine uit de IT-wereld. En daar hadden we altijd de volgende twijfel. Een systeem geeft in een logfile aan wanneer er iets fout gaat. Dat is handig, want dan kan je fouten op tijd signaleren en soms ook achterhalen wat er fout is gegaan. Maar wat nou als die logfile leeg is? Heeft er dan geen fout plaatsgevonden? Of is de fout zo groot dat deze ook niet meer in de logfile is geregistreerd? In mijn tijd als risicomanager heb ik rondom incidenten met databases voor operatoneel risico precies dezelfde vraagtekens.

Wat als wij geen signalen krijgen dat er ongewenst gedrag is? Betekent dat dan dat er geen ongewenst gedrag is? Of betekent het dat de maatregelen om het te signaleren niet werken? Of dat het machtsmisbruik zo groot is, dat men het niet durft te melden? Of in sommige gevallen, dat de schaamte om het te melden te groot is?

Verkeerde focus

Of leggen we nu de focus verkeerd? Onze focus ligt op het ongewenste gedrag en hoe we dat inzichtelijk kunnen krijgen, maar misschien moeten we juist gaan focussen op het gedrag dat we wel willen zien. Dat werkt bij kinderen vaak ook. Natuurlijk kan je verkeerd gedrag bestraffen, maar het belonen van gewenst gedrag is vaak nog effectiever.

Ten eerste omdat als iets benoemd is, het meteen ‘top of mind’ blijft. Denk maar aan het voorbeeld dat iemand zegt dat je niet aan een roze olifant mag denken. Het feit dat het is benoemd, zorgt er direct voor dat je er dus wel aan denkt. Wat niet de bedoeling was, is dus net gestimuleerd. En vanuit een meer marketingachtige invalshoek kent u wellicht ook de uitspraak dat negatieve publiciteit ook publiciteit is. Ook al is iets negatief, de naam of het onderwerp blijft wel hangen. Het is zogezegd ‘top of mind’.

Ten tweede omdat onze hersenen niet goed kunnen omgaan met ontkenning. We leren namelijk ook dat als je kinderen opvoedt, je beter niet kan zeggen wat ze niet mogen doen, maar juist moet benoemen wat ze wel moeten doen. Bij de opmerking “niet op de bank springen”, blijft bij het kind alleen maar hangen: “bank springen”. Hetzelfde principe leer je ook bij de cursussen over feedback geven op je werk. Ga niet benoemen wat je niet wil, maar juist wel je (liever) wel wilt zien.

Belonen

We kunnen nooit zeker weten dat er geen sprake is van ongewenst gedrag. Maar ik krijg het gevoel dat we wel een beetje het maximum hebben bereikt met de maatregelen die we kunnen invoeren om het te signaleren en te bestraffen. Ik zeg niet dat we de maatregelen die we hebben nu overboord moeten gooien. Integendeel, ik denk dat de volgende stap meer te vinden is in het stimuleren van goed gedrag.

Ga niet in alle sessies bespreken wat je niet wilt van mensen, maar geef aan wat je wel wilt. Welk gedrag willen we zien binnen de organisatie? En hoe ziet dat gedrag er dan uit? En waarom is dat soort gedrag zo belangrijk?

Gewenst gedrag kun je namelijk wel zien. Dat wordt niet achter gesloten deuren vertoond. Dat wordt niet onder het tapijt geschoven. En daar durven mensen wel over te praten. Het is ook makkelijker om aan te geven dat iemand het gewenste gedrag niet vertoont, dan iemand aan te spreken op zijn ongewenste gedrag.

Zo krijg je een positieve focus in de organisatie. En een positievere en meer open cultuur.